KS Repræsentantskabs Forretningsorden
Gældende for 2026
Regler og love
Repræsentantskabet skal sørge for, at KS til enhver tid overholder de regler og love, som gælder for foreninger/klubber, herunder de forpligtelser som følger af et DS‑medlemskab.
Udvalgsarbejde
Generalforsamlingen i november vælger Repræsentantskabet (formanden samt valgte udvalgsformænd) til at varetage klubbens drift og aktiviteter.
Repræsentantskabet kan nedsætte yderligere udvalg med specifikke opgaver efter behov.
De enkelte udvalg tilrettelægger selvstændigt deres arbejde og aktiviteter under ansvar for KS’ vedtægter og denne forretningsorden.
I november 2025 har generalforsamlingen valgt følgende udvalg:
- Økonomiudvalg
- Ungdomsudvalg
- Sejladsudvalg
- Klassebådsudvalg
- Kølbådsudvalg
- Sejlerskoleudvalg
- Klubhusudvalg
- Materieludvalg
- Turudvalg
- Kommunikationsudvalg
- Festudvalg
Planlægnings- og udviklingsudvalgets opgaver varetages af formanden.
Repræsentantskabet kan senere nedsætte yderligere udvalg.
Kommunikation med medlemmer og offentlighed
Kommunikationsudvalget har ansvar for KS’ hjemmeside, Facebookside og nyhedsbreve.
Udvalget skal sikre, at det siddende Repræsentantskab fremgår af hjemmesiden, og at kontaktdata holdes opdateret.
Kommunikationsudvalget udarbejder årskalender og andre aktivitetsoversigter og offentliggør beslutninger samt vigtige informationer på hjemmesiden og senere i nyhedsbreve.
Facebooksiden er intern og skal danne grundlag for medlemsdialog og information – fra officielle meddelelser til lokale historier.
Forretningsudvalg, Repræsentantskab og udvalg skal løbende informere kommunikationsudvalget.
Udvalgsformænd kan informere pressen om aktiviteter, når det er relevant, og samtidig orientere FU og Repræsentantskabet.
Udtalelser til pressen om generelle forhold gives kun af FU eller med specifikt mandat fra Repræsentantskabet.
Selvstændige hjemmesider for aktiviteter/stævner kræver godkendelse af Repræsentantskabet. Kerteminde Sejlklub skal registreres som registrant/fuldmægtig.
Layout og system skal godkendes af Kommunikationsudvalget.
KS skal have adgang til alle sider, koder og passwords.
KS skal have fulde rettigheder til materiale, hvor klubben har betalt for udarbejdelsen.
Materialer og hjemmesider i KS‑regi skal altid tydeligt vise “Kerteminde Sejlklub” samt logo.
Økonomiudvalget og økonomistyring
Budgetlægning
Udvalg skal udarbejde budget efter de konti, som Økonomiudvalget/FU fastlægger.
Budgettet godkendes af Repræsentantskabet og derefter på generalforsamlingen i marts.
Økonomiudvalget udarbejder en budgetmodel, som sikrer ensartet budgettering og opfølgning.
Udgifter, der kan henføres til ét udvalg, bogføres på dette. Fællesomkostninger fordeles ikke.
Budgetopfølgning og regnskab
Økonomiudvalget betaler udgifter direkte eller via refusion.
Fakturaer/udlæg skal straks sendes til Økonomiudvalget.
Udvalg rapporterer indtægter/udgifter efter Økonomiudvalgets anvisning og samme kontoopdeling som budgettet.
Kassereren/Økonomiudvalget orienterer Repræsentantskabet om klubbens økonomi ved møder.
Fuldmagt
Udvalg skal overholde deres budgetter. Udvalgsformænd kan godkende betalinger op til kr. 15.000.
Beløb over dette kræver godkendelse fra FU.
Hvis budget ikke kan overholdes, skal nyt budget aftales med FU.
Nye udgifter/investeringer udenfor budget kræver FU‑godkendelse (dog undtaget beløb under kr. 1.000).
FU opretholder liste over sponsorer; al sponsorhåndtering skal koordineres med FU, og aftaler skal rapporteres.
Betaling og bankfuldmagt
Betalinger under kr. 15.000: underskrives af kasserer eller et medlem af økonomiudvalget.
Over kr. 15.000: underskrives af to personer (Kasserer og Regnskabsfører, eller i deres fravær formanden).
Prokura
FU tegner klubben jf. vedtægternes §12, hvilket omfatter retten til at fastlægge mandater til udvalg og medlemmer.
Tilbagevendende punkter
Repræsentantskabet skal årligt vurdere:
- Klubbens visioner
- Hjemmeside og Facebookprofil
- Forretningsordenen
- Igangværende aktiviteter og projekter
Nye forslag, aktiviteter og projekter i KS‑regi
Nye forslag/aktiviteter/projekter udenfor årets budget skal forelægges FU.
Forslag bør indeholde:
- Kort beskrivelse af projektet/aktiviteten
- Evt. tidligere gennemførte projekter i KS (årstal)
- Bæredygtigt budget (vedlægges)
- Om KS har nødvendige ressourcer/faciliteter
- Hvor mange medlemmer, der viser interesse eller bakker op
- Om der er overlap med andre aktiviteter (indhold og kalender)
- Risikovurdering (økonomi, sikkerhed, personale)
Hvis der er tvivl, kan man søge hjælp hos relevante udvalg, P&U‑udvalget eller FU.
FU vurderer, om forslag kan igangsættes eller skal behandles af Repræsentantskabet.
Således vedtaget af KS Repræsentantskab … januar 2026.
